Normand Charbonneau débute en définissant, ce qui est une première comme nous l’avons mentionné ¹Le « Glossaire » dans Les fondements de la discipline archivistique (Rousseau, Couture et al., 1994) ne contient aucun terme en lien avec la diffusion des archives., cette fonction archivistique, à savoir que :

La diffusion est l’action de faire connaître, de mettre en valeur, de transmettre ou de rendre accessibles une ou des informations contenues dans des documents d’archives à des utilisateurs (personnes ou organismes) connus ou potentiels pour répondre à leurs besoins spécifiques.

D’emblée, il tient à souligner qu’il s’agit « d’une activité aux multiples aspects, puisqu’elle comprend toutes les relations entretenues par le personnel du centre d’archives avec sa clientèle interne ou externe, et ce, aux trois âges des documents. »

À la suite de la définition de la diffusion et à un aperçu des activités que cette fonction implique selon les âges, Charbonneau effectue une revue de la documentation en mentionnant les éléments les plus marquants, comme les travaux de Mary Jo Pugh , Gérard Ermisse , Ann Pederson et Sigrid McCausland , suivis par des « contributions utiles dans des domaines spécialisés », notamment sur la référence , l’utilité des archives , les expositions et l’animation culturelle , les pratiques de diffusion des archives au Canada ou « la sensibilisation (advocacy) ². Comme le souligne Ann Pederson, « In the 1990’s the overarching term of advocacy evolved into usage and encompasses its predecessors. Advocacy comprises the mindset and infrastructural tools which are applied to develop comprehensive public programs with an array of outreach activities. » En effet, selon Elsie Freeman Finch, ce qu’il manquait aux archivistes c’était une vision d’ensemble basée sur « an awareness of how archives are seen by the public and how archival policy and practice can best be interpreted to the public—in other words, public relations. » Ainsi, à titre d’exemple, l’Association des archivistes canadiens développera une stratégie de relations publiques (Public Awareness Strategy) de même qu’un plan d’implantation entre 1991 et 1995. aux archives » pour n’en nommer que quelques-uns. Il aborde ensuite la problématique entourant la fonction de diffusion et fait valoir les moyens ou mesures à mettre en place afin que celle-ci soit en accord avec d’autres fonctions telles que l’acquisition, l’évaluation et la conservation. Il rappelle qu’en regard des facteurs législatif et éthique, « l’archiviste joue un rôle de médiateur entre les droits des uns et les besoins des autres. » Il complète ce tour d’horizon en soulignant, d’une part, « que le respect des fonds est plus utile à l’archiviste […] qu’à l’utilisateur des archives qui s’intéresse généralement à un accès par sujet. » et que, d’autre part, même si les avis sont partagés quant à la diffusion comme finalité de l’archivistique, il reste que cette fonction « semble être déterminante, à défaut d’en être l’objectif ultime. »

• 1
  Le « Glossaire » dans Les fondements de la discipline archivistique (Rousseau, Couture et al., 1994) ne contient aucun terme en lien avec la diffusion des archives.
• 2
  . Comme le souligne Ann Pederson, « In the 1990’s the overarching term of advocacy evolved into usage and encompasses its predecessors. Advocacy comprises the mindset and infrastructural tools which are applied to develop comprehensive public programs with an array of outreach activities. » En effet, selon Elsie Freeman Finch, ce qu’il manquait aux archivistes c’était une vision d’ensemble basée sur « an awareness of how archives are seen by the public and how archival policy and practice can best be interpreted to the public—in other words, public relations. » Ainsi, à titre d’exemple, l’Association des archivistes canadiens développera une stratégie de relations publiques (Public Awareness Strategy) de même qu’un plan d’implantation entre 1991 et 1995.