La quatrième partie du chapitre sur la diffusion est consacrée à la communicabilité et à l’utilisation des archives. En matière de communication des archives, Charbonneau fait état de différentes contraintes auxquelles doit faire face l’utilisateur, à commencer par les « trois types de restriction applicables aux archives : la restriction à la consultation, celle qui empêche la reproduction et celle qui interdit la diffusion. » Il souligne aussi les limites que leur impose la protection des renseignements personnels ainsi que la Loi sur le droit d’auteur. Mais les utilisateurs ne sont pas les seuls à devoir respecter des règles. Les archivistes également doivent faire de même, en l’occurrence celles que préconise leur code de déontologie en matière de relation avec la clientèle.

Dans la mesure où « la seule limite à l’utilisation des archives est l’imagination des usagers », cela veut donc dire qu’une « clientèle externe variée, des utilisations diversifiées dans tous les médias et contextes imaginables font en sorte que les centres d’archives sont confrontés à des problèmes de gestion de la reproduction et de l’utilisation des archives. » Pour y faire face, Charbonneau fait état des règles ou mesures qu’ils devront mettre en place pour assurer la reproduction, le prêt et la citation des documents, sans oublier l’établissement d’une tarification pour certains services.